Sommerbetreuung anmelden, Plätze vergeben, Listen führen
Für Gemeinden und Träger mit wochenweiser Betreuung von Volksschulkindern. Eltern melden online an, Sie vergeben die Plätze nach Ihren Kriterien, und Betreuer:innen haben jeden Morgen die aktuelle Liste.
Jede Woche mit eigenen Plätzen und eigener Mindestzahl
Viele Gemeinden führen eine Woche erst ab einer Mindestzahl durch, etwa ab vier oder fünf Kindern. In fepli hat jede Woche ihre Plätze und ihre Mindestzahl. Sie sehen, welche Woche voll ist, wo die Warteliste wächst und wie viele Kinder zur Mindestzahl fehlen.
- Plätze, Altersgrenzen und Mindestzahl je Woche
- Fragen zur Saison beantworten Eltern einmal, nicht je Woche
- Wochen des Vorjahres als Kopie übernehmen
Plätze nach Ihren Kriterien, jede Entscheidung dokumentiert
Sie legen je Anmeldezeitraum fest, wie vergeben wird: nach Eingang oder per Verlosung, mit Vorrang nach den Kriterien Ihrer Gemeinde. Wer keinen Platz bekommt, steht auf der Warteliste und rückt nach, sobald ein Platz frei wird. Statt einer Rückreihung im nächsten Jahr bekommt das nächste Kind den Platz noch in diesem Sommer.
- Vorrang für Kinder berufstätiger Eltern
- Vorrang für Kinder mit Hauptwohnsitz in der Gemeinde, auf Wunsch nur für sie
- Vorrang für Ihre Postleitzahlen bei der Verlosung
- Anmeldezeitraum vorab nur mit Zugangscode
- Höchstzahl an Anmeldungen je Kind
- Jede Vergabe mit Grund im Verlauf
Die Daten für Betreuung und Förderantrag an einem Ort
Teilnehmerlisten je Woche geben Sie mit Namen und Geburtsdatum als Excel oder PDF aus. Die Zahl der Kinder je Woche und Gruppe sehen Sie direkt in der Übersicht.
Für den Förderantrag gibt es die Förderliste als Excel: eine Zeile je Kind, in Niederösterreich mit Namen, Adressen und Geburtsdaten, in Salzburg mit Namen und Geburtsdaten. Eine Übersicht zählt die Kinder und Gruppen je Woche.
- Teilnehmerlisten als Excel oder PDF
- Förderliste für den Antrag beim Land
- Anwesenheitslisten für Betreuer:innen
- Einwilligungen und Hinweise wie Allergien in der Liste
Elternbeiträge per Einzugsermächtigung, Rechnung oder bar
Eltern erteilen das SEPA-Mandat bei der Anmeldung online. Die offenen Einzüge übergeben Sie als Datei an Ihre Buchhaltung. Wer nicht abbuchen lässt, erhält eine Rechnung als PDF oder zahlt bar im Gemeindeamt und bekommt einen Beleg.
- Mandat als PDF, Widerruf und Ablauf eingebaut
- Barzahlung mit Kassenbericht
- Online bezahlen mit eps-Überweisung oder Karte
Ein Sommer Betreuung, in vier Schritten
Wochen anlegen
Jede Woche ist ein Angebot mit eigenen Plätzen, Altersgrenzen und Mindestzahl. Die Wochen des Vorjahres übernehmen Sie als Kopie.
Anmeldung öffnen
Die Anmeldung öffnet und schließt zum eingestellten Zeitpunkt. Eltern melden alle Kinder mit einem Konto an und beantworten die Fragen zur Saison einmal.
Plätze vergeben
Nach Eingang oder per Verlosung. Zu- und Absagen gehen erst hinaus, wenn Ihr Team die Vergabe geprüft hat. Die Warteliste rückt danach automatisch nach.
Betreuen und abrechnen
Betreuer:innen haben Teilnehmer- und Anwesenheitslisten je Woche. Beiträge laufen per Einzugsermächtigung, Rechnung oder bar.
Ihre Sommerbetreuung 2027 in fepli
Nennen Sie uns Ihre Wochen und Ihren Anmeldestart. Wir richten einen Testzugang ein, an dem Sie den Ablauf mit Ihrem Team durchspielen.
Häufige Fragen zur Sommerbetreuung
Ihre Frage fehlt? Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine Antwort.
Frage stellenJa. Jede Woche ist ein eigenes Angebot mit eigenen Plätzen. Eltern wählen die Wochen in einem Durchgang aus, für jedes Kind getrennt.
Bei jeder Woche sehen Sie, wie viele Kinder zur Mindestzahl fehlen. Bei einer Verlosung lässt fepli Wochen unter der Mindestzahl standardmäßig aus. Sagen Sie eine Woche ab, erhalten die Eltern der angemeldeten Kinder eine E-Mail.
Sie wählen je Anmeldezeitraum die Vergabe nach Eingang oder eine Verlosung. Anmeldungen aus Ihren Postleitzahlen gehen bei der Verlosung vor. Ein eigener Anmeldezeitraum mit Zugangscode öffnet vorab für Kinder, denen Sie einen Code geben, zum Beispiel über die Volksschule.
Ja. In der Zuteilung schalten Sie die Regeln ein, die bei Ihnen gelten: Vorrang für Kinder mit Hauptwohnsitz in der Gemeinde, Vorrang für Kinder berufstätiger Eltern oder beides. Die Berufstätigkeit geben Eltern bei der Anmeldung an. Jede Entscheidung steht mit Grund im Verlauf.
Per Einzugsermächtigung mit SEPA-Mandat, das Eltern online erteilen, per Rechnung als PDF oder bar. Die offenen Einzüge übergeben Sie als Datei an Ihre Buchhaltung.
Einwilligungen und Angaben wie Allergien fragen Sie bei der Anmeldung ab. Betreuer:innen sehen sie in ihren Listen. Die Daten löscht fepli nach der Frist, die Sie festlegen.
Ja. fepli richtet sich an Gemeinden und an Träger, die die Betreuung im Auftrag einer Gemeinde führen. Betreut ein Träger mehrere Gemeinden, besprechen wir die Einrichtung im Gespräch.