Alle Funktionen für Anmeldung, Vergabe und Bezahlung
Die Seite folgt dem Ablauf einer Saison. Sie bauen das Programm auf, nehmen Anmeldungen an, vergeben die Plätze, rechnen die Beiträge ab und werten die Saison aus. Bei jeder Funktion steht ein Link auf die Handbuchseite, die sie mit allen Einstellungen und Standardwerten beschreibt.
Sie setzen die Termine, fepli setzt sie um
Sie legen für jede Saison einmal fest, wann Veranstaltende ihre Angebote eintragen, ab wann das Programm auf der Website steht und wann die Anmeldung beginnt und endet. fepli öffnet und schließt jeden dieser Abschnitte zum eingetragenen Zeitpunkt. Nach dem Anmeldeschluss nimmt die Website keine Anmeldung mehr an, und nach dem Ende der Bearbeitungszeit sind die Formulare der Veranstaltenden gesperrt.
Saison-Dashboard
Die Übersicht zeigt den Zeitplan der Saison, die Zahl der Angebote je Status und die fällige Aufgabe, etwa „Plätze zuteilen“.
Im Handbuch ↗Programmverwaltung
Alle Angebote einer Saison stehen in einer Liste, filterbar nach Status. Die Vorschau zeigt jedes Angebot so, wie es auf der Website und im Druck erscheint.
Im Handbuch ↗Portal für Veranstaltende
Vereine, Einrichtungen und Fachabteilungen tragen ihre Angebote im dafür festgelegten Zeitraum selbst ein und reichen sie ein. Ihr Team prüft, gibt frei und veröffentlicht. Die Teilnahmelisten sehen sie in dem Zeitraum, den Sie dafür festlegen.
Mehr über das Portal Im Handbuch ↗Programmheft als PDF
Der Export füllt Ihre Word-Vorlage mit den Angeboten der Saison. Für ein druckfertiges PDF richtet fepli eine Druckvorlage nach dem Muster Ihres bisherigen Hefts ein.
Im Handbuch ↗Angebote aus früheren Saisons
fepli kopiert alle Angebote einer früheren Saison als Entwurf. Termine und Anmeldeschluss bleiben leer.
Im Handbuch ↗Korrekturlauf
Zehn Prüfungen je Angebot, etwa auf fehlenden Termin oder Treffpunkt. Jeder Befund führt zu dem Feld, in dem er behoben wird.
Im Handbuch ↗Workflow vom Entwurf zur Veröffentlichung
Jedes Angebot durchläuft die Status Entwurf, eingereicht, freigegeben und veröffentlicht. Die Übersicht der Saison zählt die Angebote je Status.
Im Handbuch ↗Nachweise des Teams
Je Angebot steht, wer es leitet. Eine Ampel je Person zeigt, ob Führungszeugnis, Erste-Hilfe-Kurs und Ihre weiteren Nachweise vorliegen und am Termin noch gelten.
Im Handbuch ↗Familien melden sich selbst an, Ihre Regeln vergeben die Plätze
Die Anmeldung läuft auf dem Smartphone und in 19 Sprachen. Für jeden Anmeldezeitraum legen Sie das Verfahren fest und dazu, wie viele Anmeldungen eine Person abgeben darf. In der Verlosung sind es als Standard fünf. Jede Entscheidung steht mit ihrem Grund im Verlauf der Anmeldung.
Verlosung oder nach Eingang
Die Verlosung sammelt alle Anmeldungen bis zum Anmeldeschluss, bei der Vergabe nach Eingang fällt die Entscheidung sofort. Frei gewordene Plätze gehen an die Warteliste.
Mehr über die Vergabe Im Handbuch ↗Anmeldung und Einwilligungen
Ein Konto führt alle Teilnehmenden eines Haushalts. Jede Erklärung ist Pflicht, freiwillig oder eine Ja/Nein-Entscheidung ohne Vorauswahl. Die Teilnahmeliste gibt alle Einwilligungen als PDF aus.
Im Handbuch ↗In 19 Sprachen
Jede Person wählt ihre Sprache direkt auf dem Smartphone. Arabisch läuft von rechts nach links.
Im Handbuch ↗Benachrichtigungen
29 Benachrichtigungen mit Betreff und Text in Ihrem Wortlaut, viele je Saison anpassbar. Die Erinnerung vor dem Termin geht per E-Mail und SMS, ohne eigenen Vorlauf 36 Stunden vorher.
Im Handbuch ↗Familien direkt anschreiben
Fehlt ein Nachweis oder gibt es eine Rückfrage? Ihr Team schreibt die Familie direkt an der Anmeldung an. Die Familie antwortet auf der Website und lädt Unterlagen hoch, beide Seiten werden benachrichtigt.
Im Handbuch ↗Erstwunsch zählt mehr
Bei überbuchten Angeboten zählt der Erstwunsch mehr als der fünfte.
Im Handbuch ↗Vorrang für Postleitzahlen
Bevorzugte Postleitzahlen erhalten zuerst einen Platz, den Rest verlost fepli. Es zählt die Anschrift im Konto des Haushalts.
Im Handbuch ↗Anmeldung mit Zugangscode
Ein Anmeldezeitraum nur für Personen mit Code, etwa als Vorab-Fenster für Mitglieder oder Beschäftigte.
Im Handbuch ↗Anmeldung im Büro
Für Menschen ohne Internet erfasst Ihr Team die Anmeldung selbst, kassiert bar und gibt den Beleg auf Papier mit.
Im Handbuch ↗Belege, Kassenbericht und Statistik
Ein Beitrag wird erst fällig, wenn die Zusage feststeht. Jede Zahlung erhält einen Beleg mit fortlaufender Nummer, die fepli erst nach dem Zahlungseingang vergibt. Online- und Barzahlungen stehen im selben Kassenbericht. Die Statistik einer Saison vergleichen Sie mit einer von bis zu zehn anderen Saisons.
Online bezahlen, direkt in Ihre Kasse
Bezahlt wird per PayPal, Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder Überweisung. fepli leitet dafür an den Bezahldienst pmPayment weiter und erhält jede Zahlung zurückgemeldet. Barzahlungen stehen im selben Kassenbericht, Leistungen aus Bildung und Teilhabe buchen Sie als Guthaben.
Im Handbuch ↗Berichte und Exporte
Die Statistik zeigt Anmeldungen, Auslastung und Teilnahme und vergleicht mit einer von bis zu zehn Saisons. Angebote exportieren Sie als Excel, Abschlussbögen als CSV.
Im Handbuch ↗Verlauf
Der Verlauf einer Anmeldung führt Statuswechsel, Belege und Nachrichten in zeitlicher Reihenfolge, jeweils mit Datum, Uhrzeit und der Person, die gehandelt hat. Hat die Verlosung entschieden, steht dort „Losverfahren“ und darunter der Entscheidungsgrund, den nur Ihr Team sieht.
Im Handbuch ↗Ermäßigungen
Ihr Team gewährt sie beim Abrechnen. Sie senkt den offenen Beitrag und steht als eigene Zeile auf dem Beleg.
Im Handbuch ↗Statistik nach dem Löschen
Anmeldungen gelöschter Personen bleiben pseudonymisiert erhalten, mit Angebot, Status, Beitrag und Alter.
Im Handbuch ↗Betrieb inklusive, grün gehostet in der EU
Hosting und Backups sind in jedem Paket enthalten, Sie brauchen keinen eigenen Server. Ihre fepli-Umgebung läuft in einem Rechenzentrum in Stockholm, mit Strom von 26 g CO₂ je Kilowattstunde. Das ist rund 15-mal weniger als am Standort Frankfurt. Auf Wunsch läuft fepli im Paket Enterprise auch auf Ihren eigenen Servern.
- Standort in der EU
- DSGVO-konform
- CO₂-armer Strom
CO₂-Äquivalente je kWh im Stromnetz der Region. Quelle: Electricity Maps 2025, Regionsdaten von Upsun
Datenschutz standardmäßig, Ihre Systeme angebunden
Anfragen von Betroffenen führt fepli als eigenen Vorgang mit einer Frist von einem Monat. Die Aufbewahrung stellen Sie je Datenart ein, als Standard gelten 8 Jahre für Belege und 3 Jahre für Einwilligungsnachweise. Ihre IT erhält Zugänge als Token mit Rollen und Ablaufdatum.
Betroffenenrechte nach DSGVO
Sieben Rechte von Auskunft bis Widerruf. Jede Anfrage wird zum Vorgang mit Frist und Protokoll. Bis die Identität bestätigt ist, sind alle Schritte zur Anfrage gesperrt.
Im Handbuch ↗REST-API
Ohne Token liefert die API dieselben Angebote wie die öffentliche Website. Für Anmeldungen und Konten legen Sie einen Service-Account mit Rollen an, auf Wunsch nur lesend. Jeder Endpunkt ist dokumentiert.
Mehr über die Schnittstellen Entwicklerdoku ↗Eigene Infrastruktur
Im Paket Enterprise läuft Ihre fepli-Umgebung auf Wunsch auf Ihren eigenen Servern oder auf dedizierten Servern in der EU.
Entwicklerdoku ↗Passkeys
Anmelden per Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN, vom BSI empfohlen. Der geheime Schlüssel verlässt das Gerät nicht.
Im Handbuch ↗Vertraulichkeitserklärung
Verlangt die Saison sie, bleibt die Teilnahmeliste für jede Person gesperrt, bis sie gezeichnet hat.
Im Handbuch ↗Löschen nach Frist
Nach Ablauf Ihrer Frist merkt fepli Teilnehmende zur Löschung vor oder löscht sie nachts selbst, je nach Einstellung. Ohne eigene Frist gelten zwei Jahre.
Im Handbuch ↗Aufbewahrung nach Frist
Belege bleiben als Standard 8 Jahre, Einwilligungsnachweise 3 Jahre nach dem Ende der Einwilligung. Beide Fristen stellen Sie selbst ein.
Im Handbuch ↗Sehen Sie fepli an Ihrem eigenen Programm
In einer Stunde zeigen wir Anmeldung, Vergabe und Abrechnung an Ihren aktuellen Angeboten. Danach erhalten Sie Preisblatt, AVV und Leistungsbeschreibung für Ihre interne Abstimmung.