Einwilligungen und Datenschutz, ohne Zettelwirtschaft
Jede Erklärung holen Sie bei der Anmeldung einzeln ein. Daten werden nach Ihrer Frist gelöscht, Belege und Nachweise bleiben, solange das Gesetz es verlangt. Jede Löschung, jede Auskunft und jeder Widerruf steht im Protokoll, das Ihre Datenschutzbeauftragte als CSV-Datei erhält.
Angemeldete erteilen jede Erklärung bei der Anmeldung. Zu jeder speichert fepli ein PDF mit dem Wortlaut bei der Zustimmung, und jede lässt sich einzeln widerrufen.
Ist die Frist abgelaufen, merkt fepli Teilnehmende vor oder löscht nachts selbst. Ohne eigene Frist wird zwei Jahre nach der letzten Saison nur vorgemerkt. Das Protokoll hält fest, wer wann was gelöscht hat.
Jede Anfrage zu einem der sieben Rechte nach DSGVO erhält ihre Frist, in der Regel einen Monat ab Eingang. Bis die Identität bestätigt ist, sind alle Schritte gesperrt.
Jede Erklärung einzeln, jede Fassung belegbar
Sie legen je Saison und je Angebot fest, welche Erklärungen nötig sind, etwa eine Badeerlaubnis oder Fotos auf der Website. Bei der Anmeldung fragt fepli beide gemeinsam ab. Jede Entscheidung ist ein eigener Eintrag, frühere Einträge ändern sich nicht. Ändern Sie den Text einer Erklärung, verlieren die bisherigen Unterschriften ihre Gültigkeit und werden neu eingeholt.
Pflicht, freiwillig oder Ja/Nein
Eine Pflicht-Erklärung hält die Anmeldung ohne Zustimmung auf, bei Ja/Nein wird auch ein Nein festgehalten. Eine Badeerlaubnis endet mit dem Angebot, eine Foto-Erlaubnis gilt bis zum Widerruf.
Im Handbuch ↗Vor dem ersten Termin prüfen
Die Teilnahmeliste zeigt je Teilnehmer:in, was erteilt, abgelehnt oder ausstehend ist. Die Übersicht als PDF geht an die Betreuer:innen vor Ort.
Im Handbuch ↗Auch auf Papier erteilt
Liegt ein unterschriebenes Formular vor, trägt Ihr Team die Einwilligung in der Anmeldung ein. fepli speichert den Namen der erfassenden Person als Unterzeichner:in.
Im Handbuch ↗Widerruf erreicht die Richtigen
Nach jedem Widerruf erhalten die Veranstaltenden des Angebots eine E-Mail mit Erklärung, Person und Zeitpunkt.
Im Handbuch ↗Gelöscht, was nicht mehr gebraucht wird, aufbewahrt, was das Gesetz verlangt
Konto und Teilnehmende werden nach Ihrer Frist gelöscht, mit Kontaktdaten, Anschriften, Passkeys und E-Mails. Die Anmeldungen bleiben pseudonymisiert erhalten, mit Angebot, Status, Beitrag und Alter. Antworten, Dateien und Kommentare der Anmeldung entfallen.
Vormerken oder automatisch
Jemand prüft die Löschliste und bestätigt den Lauf, oder fepli löscht nachts selbst, auf Wunsch nach einer Hinweis-Mail.
Im Handbuch ↗Uploads mit eigener Frist
Schwimmabzeichen und andere hochgeladene Dateien löscht fepli nachts, ohne eigene Frist ein Jahr nach Ende ihrer Saison. Die Anmeldung bleibt.
Im Handbuch ↗Jede Anfrage als eigener Vorgang, mit Frist und Protokoll
Auskunft, Löschung und weitere Rechte
Ihr Team erfasst die Anfrage mit Recht, Eingang und Kanal und bestätigt die Identität. Die Auskunft entsteht als PDF, mit Dateien als ZIP-Archiv. Das Protokoll verweist auf die Vorgangsnummer.
Im Handbuch ↗Vertraulichkeit im Team
Wer Teilnahmelisten sieht, zeichnet je Saison eine Vertraulichkeitserklärung, auch Ihr Team. Die Unterschriften stehen unter den Einwilligungen.
Im Handbuch ↗AVV nach Art. 28 DSGVO
Mit Liste der Unterauftragsverarbeiter, mit Ihrem Angebot.
Kirchliche Träger
Ergänzende Vereinbarung nach KDG bzw. DSG-EKD.
Grünes Hosting in der EU
Rechenzentrum in Stockholm, Backups in der EU.
Sehen Sie fepli an Ihrem eigenen Programm
In einer Stunde zeigen wir Anmeldung, Vergabe und Abrechnung an Ihren aktuellen Angeboten. Danach erhalten Sie Preisblatt, AVV und Leistungsbeschreibung für Ihre interne Abstimmung.
Antworten auf die Fragen vor Ihrer Entscheidung
Ihre Frage fehlt? Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine Antwort.
Frage stellenErteilte Einwilligungen ja. Der Eintrag verliert die Verbindung zu Konto und Teilnehmer:in und behält den Namen, denn ohne Namen wäre er kein Nachweis, und niemand könnte die Einwilligung später widerrufen. Jeder Löschdialog nennt die Einwilligungen, die weitergelten, und fragt, welche die Person mit der Löschung widerruft. Abgelehnte Erklärungen werden mit der Person gelöscht. Nach dem Ende einer Einwilligung bleibt ihr Nachweis ohne eigene Einstellung drei Jahre ab Jahresende und wird danach ebenfalls gelöscht.
Ohne eigene Einstellung acht Jahre ab Ende des Buchungsjahres, wie es Steuer- und Handelsrecht verlangen (§ 147 AO, § 257 HGB). Verlangt Ihr Haushaltsrecht mehr, tragen Sie eine längere Frist ein. Danach entfernt ein Lauf Name, Anschrift und E-Mail-Adresse vom Beleg und löscht das gespeicherte PDF. Betrag, Belegnummer und Positionen bleiben, damit die Nummernfolge keine Lücke bekommt.
Anmeldungen für bevorstehende Angebote setzt fepli zuerst auf abgemeldet, und die Plätze gehen an die Warteliste wie nach jeder Abmeldung. Für den Beitrag gelten dabei die Regeln der Abmeldung: In der kostenfreien Zeit entfällt er, nach Ablauf der Frist bleibt er bestehen. Bezahlte Beiträge, die entfallen, nennt der Löschdialog vorher; danach stehen sie unter „Erstattung fällig“, bis Ihr Team erstattet hat.
Den AVV nach Art. 28 DSGVO ergänzen wir um eine Vereinbarung nach KDG bzw. DSG-EKD.